Para comenzar este artículo, te compartimos una cita de Óscar Legorreta uno de nuestros invitados en Marca Pasos, que nos invita a reflexionar sobre el uso de las herramientas tecnológicas para cumplir una meta: “La tecnología es como una bicicleta, tú decides qué hacer con ella: empujarla, jalarla o montarla para ir más rápido”.
Uno de los desafíos más importantes, es comprender que si utilizamos la tecnología de manera acertada para automatizar procesos, podemos llegar más rápido a nuestra meta de crecimiento como agentes o promotores.
Aunque la automatización de procesos parece una tarea difícil, no es así. En este artículo encontrarás la solución para comenzar a automatizar procesos para tareas repetitivas como procesar reclamaciones o tareas de seguimiento a los clientes.
¿Qué es la automatización de un proceso?
Cuando hablamos de la automatización de procesos, nos referimos al uso, integración e incorporación de tecnología con el objetivo de completar y sistematizar trabajos o actividades que por su naturaleza mecánica o monótona ya no necesitan de la atención de una persona.
El objetivo de la automatización de procesos no es sustituir a las personas, sino optimizar los procesos en sus puestos de trabajo, mejorar la eficiencia y aumentar la productividad de todas las áreas de la empresa con menor costo y esfuerzo.
Para comenzar a automatizar tus procesos, puedes valerte de herramientas como el uso de programas, aplicaciones y herramientas que se requieran para reducir el costo de realizar tareas repetitivas; gracias a esto, tendrás la posibilidad de redirigir el esfuerzo a otras áreas que requieren de más atención en tu proceso comercial.
El objetivo de la automatización de procesos no es sustituir a las personas, sino optimizar los procesos en sus puestos de trabajo, mejorar la eficiencia y aumentar la productividad de todas las áreas de la empresa con menor costo y esfuerzo.
Para comenzar a automatizar tus procesos, puedes valerte de herramientas como el uso de programas, aplicaciones y herramientas que se requieran para reducir el costo de realizar tareas repetitivas; gracias a esto, tendrás la posibilidad de redirigir el esfuerzo a otras áreas que requieren de más atención en tu proceso comercial.
Beneficios de la automatización de procesos
El ahorro de tiempo y dinero son los principales beneficios de la automatización de procesos, pero existen otras ventajas para distintos departamentos dentro de la empresa. Dentro de estas se encuentran los siguientes:
Mejora la eficiencia
La automatización permite disminuir problemas generados por errores humanos, esto se traduce en una reducción de correcciones y evita repetir el trabajo. La automatización te permitirá completar los procesos en un menor número de pasos, esto aumentará tu eficiencia en los procesos, convirtiéndote en un mejor agente.
Si eres un agente independiente, la automatización será la solución que te permitirá brindar atención tan rápida que dará la impresión de que tienes a un equipo trabajando contigo.
Si eres un agente independiente, la automatización será la solución que te permitirá brindar atención tan rápida que dará la impresión de que tienes a un equipo trabajando contigo.
Facilidad de seguimiento
En el sector de seguros, es necesario llevar un seguimiento de nuestros clientes actuales y posibles prospectos, esto no es una tarea fácil y para completarla con eficiencia es importante tener una organización muy rigurosa para concluir con todos los pasos necesarios.
La automatización te permitirá organizar tareas y almacenar el flujo de datos que se pueden rastrear fácilmente, así podrás atender y documentar todo el proceso con mayor claridad y transparencia en la información.
La automatización te permitirá organizar tareas y almacenar el flujo de datos que se pueden rastrear fácilmente, así podrás atender y documentar todo el proceso con mayor claridad y transparencia en la información.
Mayor flexibilidad
La automatización de procesos permite adaptar y escalar cada tarea y proceso que permita cubrir distintas necesidades y situaciones.
La tecnología y el uso de software brindan la posibilidad de tener una mayor flexibilidad para elegir programas y aplicaciones que consideres adecuadas para cambiar y adaptar a cada uno de tus procesos, aumentando tu competitividad.
La tecnología y el uso de software brindan la posibilidad de tener una mayor flexibilidad para elegir programas y aplicaciones que consideres adecuadas para cambiar y adaptar a cada uno de tus procesos, aumentando tu competitividad.
5 pasos para comenzar a automatizar tus procesos como agente de seguros
Para lograr la automatización de procesos como agente de seguros de una manera eficaz, te recomendamos seguir los siguientes pasos. Toma en cuenta que esta solamente es una guía que puedes adaptar a tu estrategia comercial:
Identifica los procesos adecuados para la automatización
Identifica aquellas tareas que sean repetitivas en tu área y que puedan sustituirse por alguna aplicación o software; entre estas actividades se encuentran la recopilación de información de prospectos y clientes o la renovación de una póliza. También se incluyen los procesos que tienen una estructura de secuencia en un orden fijo o reglamentado, como generar una
cotización de una póliza.
Estos procesos se reconocen porque necesitan la integración de ciertos datos, instrucciones o reglas que condicionan la información necesaria del cliente y las especificaciones de la póliza.
cotización de una póliza.
Estos procesos se reconocen porque necesitan la integración de ciertos datos, instrucciones o reglas que condicionan la información necesaria del cliente y las especificaciones de la póliza.
Selecciona la tecnología adecuada
Cuando decimos tecnología adecuada, no nos referimos a las herramientas tecnológicas más avanzadas del mercado. Después de identificar las tareas que deseas automatizar, busca distintas alternativas y elige la que más se ajuste a tus necesidades, algunas de ellas son gratuitas, como automatizar el correo electrónico y otras ofrecen soluciones efectivas sin tener que gastar mucho dinero.
Capacítate para usar la herramienta
No importa si trabajas como agente independiente o si tienes un equipo de trabajo, capacitarte te permitirá entender cómo funciona la tecnología y cómo adaptarla a tu trabajo diario. Usar un software para automatizar tareas o un proceso sin capacitación, es como armar un mueble sin instructivo, tarde o temprano tendrás la necesidad de recurrir a la información para resolver las dudas.
Implementa la automatización en fases
Para una mejor comprensión de las herramientas tecnológicas o software, se recomienda implementar la automatización en distintas etapas, así evitarás interrupciones en los procesos actuales. Te recomendamos comenzar con procesos simples y avanzar paulatinamente para integrar procesos más complejos.
Monitoreo y mejora continua
Utiliza análisis de datos para identificar las tareas, áreas de mejora y las oportunidades de optimización. Recuerda explorar y experimentar constantemente para comprobar que tus herramientas de automatización funcionan correctamente.
Es fundamental monitorear el desempeño de los procesos automatizados y su productividad para realizar mejoras continuas y optimizar el rendimiento, así evitarás algún problema.
Es fundamental monitorear el desempeño de los procesos automatizados y su productividad para realizar mejoras continuas y optimizar el rendimiento, así evitarás algún problema.
3 ejemplos de automatización de procesos para agentes de seguros
Ahora que ya conoces la forma para comenzar con la automatización de tus procesos, te compartimos 3 ejemplos que puedes tomar como inspiración personal y aplicarlos en tu estrategia comercial.
Dentro del mundo de ventajas de la automatización de procesos se encuentran aquellas que te brindarán también una mejor relación con los clientes, como las siguientes:
Dentro del mundo de ventajas de la automatización de procesos se encuentran aquellas que te brindarán también una mejor relación con los clientes, como las siguientes:
La felicitación de cumpleaños
Este proceso es de los más sencillos para automatizar. Como agente, debes tener una base de datos con la información de cumpleaños de cada uno de tus clientes; podrías utilizar un programa o aplicación de correo electrónico que envíe una felicitación de cumpleaños a cada uno de los clientes.
La ventaja es que el correo electrónico se puede personalizar con el nombre de tu cliente, esto genera un trato más humano y cercano con cada uno de ellos.
La ventaja es que el correo electrónico se puede personalizar con el nombre de tu cliente, esto genera un trato más humano y cercano con cada uno de ellos.
Proceso de recolección de datos para cotización
Los procesos de recolección de datos del prospecto son ideales para ser automatizados, así podrás generar cotizaciones precisas y oportunas. Esta es una de las tareas que parece simple, pero puede acelerar la velocidad en que generas las cotizaciones, ya que vas a tener los datos en un formulario.
Por medio de aplicaciones o chats, el cliente pueden ingresar su información en un formulario en línea. Esto te ayudará a ahorrar tiempo y mejorar la precisión de las cotizaciones.
Por medio de aplicaciones o chats, el cliente pueden ingresar su información en un formulario en línea. Esto te ayudará a ahorrar tiempo y mejorar la precisión de las cotizaciones.
Recordatorio de renovación
Los procesos de renovación pueden ser automatizados para recordar a los clientes la fecha de vencimiento de sus pólizas y proporcionar opciones para renovar. Los correos electrónicos pueden ser programados para enviarse automáticamente a los clientes con un saludo y un recordatorio sobre la fecha de vencimiento. Una ventaja adicional es que puedes proporcionar también las opciones de renovación.
La automatización de tareas es un gran activo para cualquier agente de seguros.
Automatizar procesos y tareas es una actividad sencilla que puede realizarse paulatinamente por medio de programas, aplicaciones y herramientas que podemos elegir en el mercado para adaptarlas a nuestras necesidades. Uno de los beneficios de la automatización de procesos es que podemos facilitar las operaciones de recopilación de información y con ello evitaremos errores.
Recuerda que uno de los elementos fundamentales para que la automatización de procesos tenga éxito es mantenerse actualizado y capacitado en el manejo de las mejores herramientas con el fin de agilizar operaciones repetitivas.
No olvides que el objetivo de automatizar los procesos es mejorar nuestras funciones al facilitar las tareas y mejorar nuestra productividad. Toma en cuenta que las herramientas tecnológicas son como un automóvil y de nada sirve tener el automóvil con la mayor cantidad de caballos de fuerza si no tiene un piloto que sepa manejarlo.
Recuerda que uno de los elementos fundamentales para que la automatización de procesos tenga éxito es mantenerse actualizado y capacitado en el manejo de las mejores herramientas con el fin de agilizar operaciones repetitivas.
No olvides que el objetivo de automatizar los procesos es mejorar nuestras funciones al facilitar las tareas y mejorar nuestra productividad. Toma en cuenta que las herramientas tecnológicas son como un automóvil y de nada sirve tener el automóvil con la mayor cantidad de caballos de fuerza si no tiene un piloto que sepa manejarlo.
