Como agentes de seguros, el correo electrónico es una herramienta imprescindible en nuestro día a día. La facilidad de comunicación que nos permite el correo es impresionante y veloz.
Sin embargo puede llegar a abrumarnos, es decir, ¿te ha pasado que hay días donde sientes que lo único que haces es contestar correos?
Redactas uno, le das seguimiento a otro, buscas la información que debes adjuntar a uno más y así, de repente y sin darte cuenta, ya pasaron varias horas y tu bandeja sigue igual de llena.
Mantenerse al día con estos correos puede llegar a parecer una tarea infinita. Y aunque probablemente no todo lo que nos llega tenga la misma importancia, preferimos contestar todos los que podamos para evitar crecer el número de no leídos. Pero no todo es negativo, el correo electrónico tiene muchos beneficios de los cuales te hablaremos el día de hoy.
Esta herramienta se ha convertido en un medio para intercambiar información como agente de seguros, ya que nos permite colaborar a distancia y tener contacto con nuestros clientes, compañeros de trabajo y aseguradoras. No obstante, es cierto que a veces el correo se puede volver una tarea más de nuestra lista de pendientes en lugar de una herramienta efectiva. Muchas veces sentimos que terminar de contestar toda nuestra bandeja es equivalente a palomear un pendiente.
Sin embargo, es importante recordar que cada correo tiene información que se puede filtrar dependiendo del tipo de contenido, ya sean datos de tus clientes o compañeros. Por ello, debemos de saber cómo organizar este tipo de correos, para no llenar nuestro buzón. No tener una organización adecuada provocará que siempre existan correos por leer y responder, sin permitirnos dejar nuestra bandeja vacía.
Para lograr el objetivo de contar con una bandeja de entrada organizada, debemos comenzar por lo básico, es decir, aprender a desglosar la información. Así cuando recibas un correo, podrás identificar que tipo de contenido es, hacia dónde va y cómo debe ser clasificado. Muy probablemente para esta actividad deberás crear nuevas clasificaciones y categorías. Esto puede sonar un poco tedioso, pero valdrá la pena ya que en un futuro podrás ser más productivo y ahorrar mucho tiempo.
Como agentes de seguros nuestros correos se pueden llegar a dividir en tres categorías: tareas por realizar, reuniones y eventos y notas importantes. Al filtrar los correos de esta manera, podrás organizar mejor la información que llega a tu bandeja de entrada en un menor tiempo.
Para esta categoría es muy importante identificar los correos con características de tareas. Es decir, aquellos que identifiquemos con cosas que debemos hacer o que están pendientes. Estos correos son los que normalmente dejamos para después; no los eliminamos de la bandeja porque sabemos que contienen información que necesitaremos para realizar esas actividades pendientes pero no podemos hacerlas en cuanto los leemos. Dejarlos en recibidos como pendientes nos da la ilusión de que tenemos un orden de actividades al que regresaremos más tarde, sin embargo la realidad es que sólo se acumularán y esa desorganización facilitará que se pierdan.
Lo ideal es tener bien identificados este tipo de correos para poder pasar la tarea una aplicación tipo checklist. Esto nos permitirá palomear una vez que la tarea esté realizada y nos dará una visión más amplia de nuestras tareas pendientes para representar gráficamente lo que teníamos asignado en lugar de sólo abrumarnos con nuestra bandeja de entrada. Este sencillo paso evitará que estos correos importantes se pierdan y a lo largo del día sabremos exactamente lo que debemos hacer, qué pendientes tenemos e incluso nos ayudará a no pasar horas simplemente pensando en todo lo que no hemos hecho aún.
Además de tener control total sobre las tareas pendientes a realizar diariamente, también es importante contar con espacios determinados para otra actividad que consume parte importante de nuestro tiempo: las juntas. Nuestro día a día como agentes está lleno de reuniones de diferentes temas y con diferentes personas. Muchas de ellas se agendan a través de herramientas que se pueden conectar con nuestro correo electrónico, por lo tanto las invitaciones llegan directamente a nuestra bandeja de recibidos. Las invitaciones pueden perderse fácilmente, por ello es necesario mantener un orden.
Lo ideal para ahorrarnos tiempo y seguir con el objetivo de aumentar nuestra productividad, sería anotar todas estas reuniones en nuestra agenda o calendario; de este modo no las olvidaremos. Los eventos o conferencias también entran en esta categoría, ya que necesitamos apartar un bloque de tiempo específico en el que no podremos realizar ninguna otra actividad. Por ejemplo, si en tu día tienes planeado hacer llamadas de prospección y sabes que debes dedicarle dos horas y media a esto, pero tienes un evento que dura todo el día, sabrás que debes reacomodar tus tiempos de la semana o el mes para obtener los mejores resultados.
Con este consejo evitarás empalmar reuniones con clientes, con eventos o incluso con cuestiones personales.
Si quieres averiguar más acerca de herramientas para mejorar tus tiempos y productividad te recomendamos leer nuestro blog sobre la Metodología Kaizen: mejora continua para agentes de seguros, en donde te contamos a detalle sobre esta metodología que te ayudará a tener claros tus bloques de tiempo para una mejora continua.
Teniendo tu correo y eventos anotados y actualizados podrás planear de mejor manera tu día, tu semana e incluso tu mes; además de poder borrar esos correos recordatorios que se quedan en tu bandeja. Si programas con antelación todas estas actividades, podrás estar preparado para todas ellas. Esto hará que tus tareas del día a día sean más sencillas.
Sabemos que como agentes, la actualización en ciertos temas es imprescindible; es por esto que probablemente estás inscrito a varias newsletter con información de valor o que simplemente te interesan leer. También es probable que recibas actualizaciones de cursos anteriores, links de blogs o ebooks con información sobre ciertos temas. Y aunque el correo electrónico es, principalmente, una herramienta que nos permite compartir y recibir información sobre un sinfín de cuestiones, debemos tener en cuenta que recibiremos correos nuevos de manera constante.
Dejar todos estos correos en la bandeja de entrada no es sinónimo de “guardarlos para que no se nos pierda”o de “lo leeré más tarde”. La realidad es que guardar correos en lugar de clasificar o desechar es lo equivalente a acumular y traspapelar información que después complicará nuestras tareas diarias. Clasificar correos no quiere decir que no contengan información valiosa o que no nos interese conocer más sobre algunos temas, simplemente significa que estamos priorizando tareas y gestionando nuestro tiempo de la mejor manera posible.
Existen aplicaciones que pueden facilitarnos la vida, por ejemplo, las notas de nuestro celular o computadora son una excelente opción. En ellas puedes copiar, pegar y organizar toda la información que sabes que es importante y que puedes guardar para leer o consultar después; de esta manera, no se perderá pero tampoco utilizará espacio en tu correo electrónico. Crear un lugar para guardar este tipo de información y que sólo sea usado para eso favorecerá nuestra productividad. Es importante ser consciente de que existen muchísimas aplicaciones en nuestros celulares o computadoras diseñadas específicamente para ayudarnos en este tipo de gestión y cualquier otro tipo de organización ¡Aprovechemoslas!
Sabemos que el correo es todo un mundo para los agentes de seguros, ya que contiene en sí mismo muchísima información. Por eso te compartimos 3 puntos adicionales que te ayudarán a terminar de tener una mejor organización:
Unifica todos tus correos en una sola bandeja de entrada: es normal tener muchos tipos de correo y que nuestra bandeja de entrada se divida en personal, laboral, promociones o cualquier otra categoría. Revisar todos los correos recibidos e ir contestando de uno en uno hará más pesado nuestro trabajo de contestar y filtrar correos; por ello, unificar los recibidos puede ser un tip importante para no dejar cuentas desatendidas ni perder tiempo.
Crea horarios para poder revisar tu correo: tener horarios bien establecidos te ayudarán a enfocarte y a no perder tiempo. Puedes organizar tu día y dependiendo de las tareas que queden pendientes y tus prioridades, podrás organizar el siguiente día. En este punto es muy importante recordar que la comunicación con tus compañeros de trabajo y clientes es fundamental para poder establecer este horario.
Disminuye al máximo el número de correos electrónicos que recibes: date de baja de aquellos newsletters que en verdad no son de tu interés y que sólo te quitan espacio. Deja solamente aquellos que realmente te generen valor o que realmente leas y que puedan ayudarte.
Tener nuestra información sistematizada, organizada e identificada es la base de nuestra organización como agente de seguros. Esto podría tener repercusiones en todo nuestro trabajo, por lo que es conveniente para nosotros y nuestros clientes que lo hagamos lo mejor posible. Aunque existan filtros que asignen un lugar específico, debemos prestar atención a qué tipo de información es y cómo debemos organizarla. Recuerda que dedicarle tiempo y energía a nuestra organización es una inversión.
Cuidar nuestro correo es cuidar nuestro tiempo, puesto que esto demuestra proactividad del día a día e interés en nuestro trabajo. Si cuidamos de nosotros como agentes de seguros, estamos cuidando a nuestros clientes y nuestra vida personal también. El nuevo reto será mantener tu bandeja de entrada vacía, con la menor cantidad de correos. ¿Estás listo para intentarlo? ¡Cuéntanos tu experiencia antes y después de realizar estos puntos!
—Seguros El Potosí